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Relations株主・投資家の皆様へ
内部統制システム
１．取締役及び使用人の職務執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
(1) 当社は、コンプライアンスを経営の根幹に置き、当社及び当社の子会社（以下、当社グループという。）に共通の行動指針として、「行動規範」を定め、当社グループ各社の役員及び社員はこれに従う。
(2) 当社グループ各社の役員及び社員は、法令、定款、社内規程等に則って職務の執行に当たる。
(3) 当社の取締役は、取締役会を開催し、職務の執行が法令及び定款に適合するよう相互牽制を行う。
(4) 当社の監査等委員は、法令に則り、監査等委員以外の取締役の職務執行を監査する。
(5) 当社は、当社グループ各社の役員を委員とするコーポレート・ガバナンス会議を設置し、企業統治の充実、確立、定着という目的の達成に努める。
(6) 当社は、法務コンプライアンス部担当取締役及び監査等委員を情報受領者とする「ホットライン通報制度」を構築するほか、法務コンプライアンス部担当取締役が管理する「目安箱」の設置等により、違反行為等の早期発見と是正を目的とする情報収集及び報告体制を構築し効果的な運用を図る。
(7) 当社は、社長直轄とする内部監査室を置き、各部門の業務執行及びコンプライアンスの状況等について内部監査を実施し、その結果を社長に報告する。
２．取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に対する体制
(1) 当社は、a.株主総会議事録、取締役会議事録、監査等委員会議事録等の法定作成文書をはじめ、b.各会議体の議事録、c.決裁書類等の取締役の職務の執行に係る情報については、関連資料とともに「文書管理規程」等の社内規程に基づき、適切かつ確実に保存及び管理を行う。
(2) 当社は、取締役の職務の執行に係るその他の情報について、「情報システム管理規程」に基づき、その保存媒体に応じて適正に保存及び管理を行う。
(3) 当社は、取締役が随時、当該情報を閲覧できる体制を構築する。
３．損失の危険の管理に関する規程その他の体制
(1) 当社は、「経営危機管理規程」により経営活動上のリスク管理に関する基本方針及び体制を定め、これに基づくリスク管理体制を整備、構築することにより企業リスクの事前回避と被害発生時の損害額の最小化に努める。
(2) 当社は、当社グループの経営活動上のリスクとして、市場関連リスク、信用リスク、流動性リスク、法務リスク、事務リスク等を認識し、そのリスクカテゴリー毎の把握と対応管理部署の体制を整備する。
(3) 新規の業務を開始する場合には、リスクの適切な把握、評価及び管理に努める。
４．取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
(1) 当社は、取締役会を定款及び「取締役会規程」に基づき運営し、毎月定時での開催のほかに、必要に応じて臨時に開催する。取締役会は付議事項の審議及び重要な報告を行う。
(2) 当社は、取締役会に付議される事項に関しては、グループ経営会議等で事前に十分な審議及び議論を実施することにより取締役の職務が効率的に行われるよう事業運営を行う。
(3) 当社は、当社並びに当社子会社の業務執行取締役で構成するグループ経営会議を原則毎週１回開催し、取締役会付議議案の事前審議を行うとともに、一定の業務執行に関する基本的事項及び重要事項に関する意思決定を行う。
(4) 当社は、「職務権限規程」及び「稟議規程」に基づき、取締役の職務の効率性と決裁の合理性、妥当性を確保するとともに、取締役及び下位職位者の決裁項目、協議部門、稟議等を定める。重要事項については、各取締役が同規程に従い決裁を行うか、決裁を行った上で取締役会の承認を得ることとするが、軽微なものについては権限委譲された下位職者が同規程に従いその責任において決裁する。
(5) 当社は、経営組織、業務分掌及び職務権限に関する基本事項を「組織規程」、「業務分掌規程」及び「職務権限規程」並びに「稟議規程」で明確にし、取締役及びその他社員により適正かつ効率的に職務が行われる体制を確保する。
５．当社及びその子会社からなる企業集団における業務の適正を確保するための体制
(1) 当社は、「関係会社管理規程」等の社内規程に従って子会社管理を行い、子会社の取締役の職務の執行を監視・監督する。
(2) 当社は、グループ経営会議及び必要に応じて開催する子会社と関係各部門責任者による会議において、グループ間の情報共有、意思疎通及びグループ経営方針の統一化を図る。
(3) 当社は、内部監査部門を有しない子会社について、当社の内部監査室により半期毎に子会社の業務監査、内部統制監査等を実施し、その結果を社長及び関係会社に内部監査報告書として報告する。
６．監査等委員会がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項
(1) 当社は、監査等委員会が監査等委員会の職務を補助すべき使用人について、監査等委員会の指揮命令に属する補助者の常設を取締役（監査等委員であるものを除く。）に対して求めることができるものとする。
(2) 当社は、監査等委員会が必要に応じて、内部監査部門等の使用人を監査等委員会監査の補助者に任命することができるものとする。
７．監査等委員会を補助する使用人の独立性に関する事項
(1) 当社は、監査等委員会の職務を補助する社員に関する人事異動、人事評価、処罰等については、監査等委員会委員長の承認を得て行うものとする。
(2) 当社は、監査等委員会より監査業務に関する命令を受けた社員が、その命令に関して、取締役（監査等委員であるものを除く。）の指揮命令を受けないものとする。
８．取締役及び使用人が監査等委員会に報告するための体制、その他の監査等委員会への報告に関する体制及び報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制
(1) 当社では、各監査等委員が取締役会以外の会議への出席権限を有し、会議で取締役（監査等委員であるものを除く。）及び社員に対し報告を求めることができる。
(2) 当社の取締役（監査等委員であるものを除く。）及び社員は、「監査等委員会規程」に従い、各監査等委員の要請に応じて必要な報告及び情報提供を行うとともに、当社の経営上に重大な影響を及ぼすおそれのある諸問題、事象については、遅滞なく報告するものとする。
(3) 当社は、監査等委員会へ報告を行った取締役及び社員に対し、当該報告を行ったことを理由として不利な取扱いを行うことを禁止し、その旨を取締役及び社員に周知徹底する。
９．監査等委員会の職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項
監査等委員会がその職務の執行について生ずる費用の前払い又は償還等の請求をしたときは、当該監査等委員会の職務の執行に必要でないと認められた場合を除き、速やかに当該費用又は債務を処理する。
10．その他監査等委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制
監査等委員会は、社長、会計監査人とそれぞれ定期的に意見交換を行う。また、監査等委員会は内部監査室に対し適宜、内部監査の計画・結果等について報告を求め、助言及び意見交換を行う。
11．業務の適正を確保するための体制の運用状況の概要
上記の方針に基づき当連結会計年度に実施した当社グループにおける内部統制システムの主な運用状況は、以下のとおりであります。
(1) コンプライアンス基本方針を定め、当該基本方針に基づき全役職員を対象とするコンプライアンスセミナーを毎月１回開催し、法令等に関する具体的事例を活用した研修等を実施しております。
(2) リスク管理会議を毎月１回開催し、網羅的にリスクの状況をモニタリングするほか、顕在化したリスクについての対応状況や再発防止の状況等に係る報告、新たに発生した潜在的リスクへの対処の状況の報告等がなされております。
(3) 監査等委員は、定時監査等委員会を毎月１回開催するほか、必要に応じ臨時監査等委員会を開催し、情報交換を行っております。その他、各種社内会議への出席、会計監査人及び内部監査部門との連携等を通じて監査の実効性の向上を図っております。
